Documentación necesaria para justificar el bono

El Kit Digital es una iniciativa que busca apoyar la digitalización de pequeñas y medianas empresas (pymes) y autónomos mediante la concesión de bonos para la adquisición de soluciones digitales. Una vez que se ha recibido el bono y se han implementado las soluciones digitales, es fundamental justificar adecuadamente el uso de los fondos recibidos. Este proceso implica la presentación de una serie de documentos que acrediten la correcta utilización del bono del Kit Digital y el cumplimiento de los objetivos del programa.

Documentación inicial

1. Acuerdo de prestación de soluciones de digitalización: Este documento es fundamental y debe estar firmado tanto por el beneficiario (la pyme o el autónomo) como por el agente digitalizador. El acuerdo debe detallar las soluciones contratadas, los costos asociados y los plazos de implementación.

2. Facturas emitidas por el agente digitalizador: Las facturas correspondientes a los servicios y productos adquiridos deben estar debidamente emitidas y reflejar los costos detallados en el acuerdo de prestación. Estas facturas son esenciales para demostrar que los fondos del bono se han utilizado conforme a lo estipulado.

3. Justificante de Pago: Es necesario presentar los justificantes de pago que acrediten que se ha abonado la parte correspondiente a los servicios o productos digitales. Esto puede incluir transferencias bancarias, recibos o cualquier otro documento que demuestre el pago.

Documentación técnica y funcional

1. Informe técnico de las soluciones instaladas: Este informe debe ser elaborado por el agente digitalizador y debe detallar las características técnicas y funcionales de las soluciones implementadas. Debe incluir una descripción de cada solución, cómo se ha integrado en el negocio y los beneficios esperados.

2. Evidencias de implementación: Se deben proporcionar pruebas que demuestren que las soluciones digitales están operativas. Esto puede incluir capturas de pantalla, informes de funcionamiento, accesos a plataformas digitales, entre otros.

Documentación de cumplimiento

1. Declaración responsable del beneficiario: El beneficiario debe presentar una declaración responsable en la que certifique que no ha recibido ninguna otra subvención, ayuda o recurso que cubra el mismo coste de las soluciones de digitalización adquiridas. Esta declaración debe estar firmada y reflejar el compromiso de cumplimiento con los requisitos del programa.

2. Informe de impacto: Un informe que detalle cómo las soluciones digitales han mejorado el funcionamiento y la competitividad de la empresa. Este informe debe incluir métricas y datos que respalden el impacto positivo de la digitalización.

Documentación de publicidad y difusión

1. Evidencias de publicidad: El programa del Kit Digital puede requerir que las empresas beneficiarias den visibilidad a la ayuda recibida. Esto incluye la publicación de la ayuda en la página web de la empresa, redes sociales o cualquier otro medio digital. Se deben presentar capturas de pantalla o enlaces que demuestren que se ha cumplido con este requisito.

Procedimiento de presentación

1. Plataforma de justificación: La justificación del uso del bono debe realizarse a través de la plataforma habilitada por Red.es. En esta plataforma, los beneficiarios deben cargar todos los documentos mencionados anteriormente.

2. Plazos de presentación: Es crucial cumplir con los plazos establecidos para la presentación de la documentación. El incumplimiento de los plazos puede resultar en la exigencia de devolución del bono recibido.

Conclusión

Justificar el uso del bono del Kit Digital es un proceso detallado y riguroso que requiere la presentación de una amplia gama de documentos. Desde acuerdos y facturas, hasta informes técnicos y evidencias de implementación, cada documento juega un papel crucial en demostrar que los fondos del bono se han utilizado correctamente. Cumplir con estos requisitos no solo asegura la transparencia y eficacia del programa, sino que también permite a las empresas beneficiarias maximizar los beneficios de su proceso de digitalización. Es fundamental que las pymes y autónomos se familiaricen con estos requisitos y preparen con antelación toda la documentación necesaria para evitar problemas futuros.